みなさんの会社の会議時間は何分が「デフォルト」でしょうか。
私は日系の製造業に勤めていますが、基本は1時間です。
どんな会議も大体、とりあえず1時間。長いもの（月次の会議）などは1.5時間もあります。
私は45分をデフォにして設定しています。
というのも、会議が連続して入る場合が多々あって、その場合移動時間や、
少し押した時に次の会議に遅れてしまう、場合があるからです。
本書で紹介されているトヨタの会議時間はそのデフォルトが「30分」のようです。
今の私の会議のやり方では30分ではなかなか結論が出るところまで持っていけないので、
本書を読んで参考にしたい点を紹介して行きます。
この本はこんな人におすすめ
▶︎会議時間が長い割に結論がつけられない
▶︎会議の準備が不十分と感じる
書籍紹介
タイトル トヨタの会議は30分
著者 山本大平
出版年 2021年4月
出版社 すばる舎
価格 1,300円（税抜）
読みやすさ ★★★☆☆（割と固い内容です）
実 用 度 ★★★★☆（明日からの仕事にそのまま使えそうです）
本 棚 度 ★★☆☆☆（手法より考え方が学べます）
読書時間 約1.5時間
特に今回は、何かと悩み多き社会人生活5年以内の方々の力になれればと思い、この本を執筆するに至りました。
p.17
【全体】読んでみての感想
私は社会人になって、はや12年、会社は2社目です。
しかし、まだ会議はうまく運営できないと思っていますし、日々悩んでいます。
議事録書き方ひとつとっても悩んでおり、会社によっても風土は違うし、部署によっても違います。
この本は「カイゼン」、「JIT」や今は世界の製造業で使用されている考え方を発信したトヨタ自動車ではたらいていた著者が、トヨタを退職して、外からみて気づいたトヨタの効率追求の姿勢や、風土を書いています。
自分の会社の良さは、中にいるとわかりません。
転職して初めて、元いた会社の良さに気づきました。
会議運営やコミュニケーションに悩まれている方は本書を読んでヒントを得ると良いです。
【詳細】本書の内容、および感想
仕事は時短で、その場で決める！
トヨタの会議は基本30分で、結論をつけて、終わります。
私も多い時は1日6回ぐらい会議あるときもありますが、聞いているだけ（報告）の会議もあります。
その場合は内職して、他の資料作成や、メール対応などしています。
なんというかリモートになって、こちらの様子がわからないので、内職はしやすくなりましたね笑
いきなりふられて焦ることも多いですが。そういった会議は近頃無駄だな、と思い、欠席するようにしています。なんとかなります。
出席する会議を減らせない場合は、1時間などで設定している会議時間を減らすことで、
出席者全員の時間をつくることができます。
トヨタの会議は、会議をする前に主催者は、何を話し合うのか、何を決めたいのかを明確にしておく必要があります。そうすると、出席者は、その結論を決めるために必要なことを「自ら」準備してくるそうです。
これはなかなか私の会社では浸透していなくて、私の場合は、アジェンダと目的はもちろん、
出席者に準備してほしいこと、を同時に発信するようにしています。
そうすると「お願いしてましたよね？」と言えるからです。
またトヨタでは、会議の着地も、なんとなく終わるのではなく、次何について打ち合わせするかを決めて、終わることが不文律であるようです。
議事録に関しても効率化されています。ホワイトボードに議論しながら書いて、それを共有して終わり、のようです。
私の会社は、議事録や共有事項を回すシステムがあって、それに議事録内容を書いて、上司の承認を得て、回覧する・・・というのを毎回やります。
しかもその議事録がかなり重要視されて、会議で話した内容でも、議事録に残して発信していないと、後で言った言わない、の水かけ論になります（！）。
相手に伝わる、効率のよい、コミュニケーション術
「まず結論を言え」とよく言われます。
前置きが長いので、イライラされるのが多いです笑
トヨタでは「1分いいですか？」といって内容にA4 1枚にまとめて報告することがあるようです。
内容は次の通りです。
①なんの話か
②どんな判断をしてほしいか
③結論
④論拠／補足
紙を使わなくても口頭で話すときにも、そのまま応用できる内容ですね。
報告する時はできるだけ専門用語を使わないように、表現できるとベターです。
電話せぇ！
要件を伝えるとき、メールか電話か、チャットか。
いろんな意見があります。私は電話は反対派です。
相手の時間を奪うことになりますし、何か作業されていたら、迷惑です。
しかし著者はちょっとの用事や、混み入った話は電話してみたら？といいます。
相手が都合悪かったら、出ませんし、でたらメールより細かいコミュニケーションができます。
私は平社員ですが、それでもメールが1日100件近く来ます。
全部は同じ時間使って読めないので、5秒ぐらいでざっ、とよんで、すぐ対応しなくていいものは後で、というパターンが多いです。そうしないと回らないので。
逆に言うと相手もそうなので、自分の急ぎの用件は後回しにされている可能性が高いです。
現在は特にリモートで、チャットなどが多いと思いますので、適度な電話も良いかと思いました。
終わりに
今日は
【感想・レビュー】トヨタの会議は30分 を読んで効率良い会議を目指す
を読んで、感想を書きました。
かなり実用的なので、明日から仕事のやり方を変えられると思いました。
会社の風土によっても、何が有効かケースバイケースですが、
少しずつ変えて行きながら、何がいいか、探っていくべきです。
本書はその方法や考え方について、一つの力強いアイデアになりますので、
書店で見かけたら手に取ってみてください。
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では、またー。しゅたっ！
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